Kommunikations- und Disseminationsplan: So überzeugen Sie Gutachter

Drei bis fünf unabhängige Experten werden Ihren Antrag prüfen. Jeder von ihnen widmet sich vor der Konsenssitzung einige Stunden lang dem Antrag. In dieser Zeit versuchen sie, eine Frage zu diesem Teil des Dokuments zu beantworten: Werden diese Ergebnisse den Laborbereich verlassen?

Ein vager Absatz beantwortet diese Frage unzureichend, was zu Punktabzug beim Kriterium „Wirkung“ führt. Dieser Artikel behandelt, was Sie schreiben sollten, in welcher Struktur und mit welchem Detaillierungsgrad – und was in den zusammenfassenden Bewertungsberichten durchweg über die Abschnitte gesagt wird, die drei statt fünf von fünf Punkten erhalten.

Wie sich dies in der Bewertung darstellt

Kommunikation, Verbreitung und Verwertung werden im Rahmen des Kriteriums „Wirkung“ bewertet. Die Wirkung wird neben „Exzellenz“ und „Umsetzung“ bewertet, und bei zweistufigen Ausschreibungen werden in der ersten Stufe lediglich „Exzellenz“ und „Wirkung“ bewertet – was die Gewichtung dieses Abschnitts zu dem Zeitpunkt, an dem das Feld am breitesten ist, erheblich erhöht.

In den zusammenfassenden Bewertungsberichten wird bei Anträgen, die im Bereich „Wirkung“ drei von fünf Punkten erzielen, immer wieder auf folgende Punkte hingewiesen: aufgeführte Ergebnisse ohne Plan zur Verwertung, fehlende oder nicht quantifizierte Indikatoren sowie ein Verbreitungsplan, der sich lediglich auf Veröffentlichungen und Konferenzen beschränkt. Diese drei Muster sollten Sie sich merken, da sie sich mit einem Arbeitstag vermeiden lassen.

Gliedern Sie den Text in drei Abschnitte, nicht in einen einzigen

Der häufigste strukturelle Fehler ist ein einzelner Textblock, in dem alle drei Aktivitäten vermischt sind. Dies wird immer wieder als wiederkehrender Fehler der Bewerber hervorgehoben und führt zu einem Abschnitt, der nicht gut bewertet werden kann, da der Prüfer die Antworten nicht ausfindig machen kann.

Verfassen Sie drei klar voneinander abgegrenzte Abschnitte. Auch die Überschriften sind hier von Bedeutung: Ein Prüfer, der nach dem Ausnutzungsplan sucht, sollte eine Überschrift mit dem Wort „Ausnutzung“ finden.

Der Spezifitätstest

Nahezu jeder Schwachpunkt in diesem Abschnitt lässt sich auf eine unzureichende Spezifität zurückführen. Durch vier Ersetzungen lassen sich die meisten dieser Probleme beheben.

Die Bewerter haben die linke Spalte bereits mehrere tausend Mal gelesen. Sie bringt keine Punkte ein. Die rechte Spalte nimmt nicht mehr Platz ein – es handelt sich um denselben Satz, bei dem die Platzhalter ausgefüllt sind.

Auswertung: Der Abschnitt, der über die Punktzahl entscheidet

Die Verbreitungspläne sind in der Regel angemessen. Bei den Verwertungsplänen scheitern die Anträge meist. Dabei treten vor allem zwei Mängel auf.

Erstens: Die Auflistung wissenschaftlicher Publikationen als Verwertungsstrategie. Publikationen dienen der Verbreitung. Verwertung ist das, was anschließend mit dem Ergebnis geschieht. Ein Antrag, in dessen Abschnitt zur Verwertung Konferenzen und Fachbeiträge aufgeführt sind, hat diesen Abschnitt faktisch leer gelassen, ganz gleich, wie gut er verfasst ist.

Zweitens wird die Verwertung als verfrüht angesehen. Konsortien mit niedrigem TRL-Stand weisen häufig darauf hin, dass eine Verwertungsplanung in dieser Phase noch zu früh sei, um aussagekräftig zu sein. Die Gutachter weisen ausdrücklich darauf hin. Auch in der Frühphase der Forschung lassen sich bereits Endnutzer identifizieren, und es lässt sich ein plausibler Weg beschreiben, selbst wenn das Ziel noch ungewiss ist. Die Behauptung, es sei noch zu früh, wirkt so, als hätte man sich darüber noch keine Gedanken gemacht.

Die Struktur, die funktioniert

Gestalten Sie den Abschnitt zur Verwertung eher anhand der Ergebnisse als anhand der Partner. Für jedes wichtige verwertbare Ergebnis:

• Was das Ergebnis konkret ist – eine Methode, ein Datensatz, ein Gerät, eine politische Empfehlung, eine Software.
• Wem gehört es, bzw. wie wird die Eigentumsverhältnisse geklärt? Unklare Eigentumsverhältnisse stellen eine offensichtliche Schwäche dar.
• Wer die Zielgruppe ist, aufgeführt nach Art und vorzugsweise anhand von Beispielen.
• Der Weg: Kommerzialisierung, Lizenzierung, Standardisierung, politische Mitgestaltung, weitere Forschung, Bildung, interne Nutzung.
• Was muss gegeben sein, damit dieser Weg zum Erfolg führt – behördliche Genehmigung, weitere Validierung, ein Partner, der noch nicht existiert.
• Was geschieht nach Ablauf der Förderung, da die Verpflichtung über den Abschlussbericht hinaus fortbesteht?

Bei Anträgen mit Branchenbezug führt das Fehlen einer Analyse der Markteinführungsstrategie nahezu automatisch zu einer Punktabzug. Wenn im Antrag eine Marktakzeptanz erwartet wird, muss dieser Abschnitt eine Marktargumentation enthalten und keine Argumentation zur Verbreitung in Wirtschaftsjargon.

Die für die Bewertung der Indikatoren zuständigen Experten sind der Ansicht, dass

Quantifizierte Indikatoren werden erwartet, und deren Fehlen wird in Bewertungsberichten ausdrücklich als Schwäche genannt. Doch falsche Indikatoren sind fast ebenso schädlich wie gar keine, da sie darauf hindeuten, dass das Konsortium eher die Aktivität als die Wirkung misst.

Bitte geben Sie alle drei Ebenen an, einschließlich der Ausgangswerte, sofern diese vorliegen, sowie einer angegebenen Erhebungsmethode. Ein Indikator ohne Erhebungsmethode ist eine Zahl, die das Konsortium nicht ermitteln kann.

Kohärenz im gesamten Vorschlag

Ein konkreter und häufig mit Punktabzug geahndeter Fehler: Eine in Abschnitt 2 gemachte Aussage zu den Auswirkungen, der keine entsprechende Maßnahme in den Arbeitspaketen in Abschnitt 3 gegenübersteht. Die Gutachter lesen die Abschnitte gegenüberstellend durch, und eine Aussage, der keine mit Ressourcen ausgestattete Maßnahme zugrunde liegt, untergräbt die Glaubwürdigkeit des gesamten Abschnitts.

Bitte überprüfen Sie vor der Einreichung die folgenden drei Ausrichtungen:

1. Jede im Abschnitt „Auswirkungen“ genannte Zielgruppe taucht in einer Aufgabe des Arbeitspakets auf, wobei der Aufwand für die Ansprache dieser Zielgruppe zugewiesen ist.
2. Jedes im Umsetzungsplan genannte, verwertbare Ergebnis erscheint als Ergebnis eines bestimmten Arbeitspakets.
3. Jeder Indikator verfügt über eine Aufgabe, durch die die von ihm benötigten Daten generiert werden.

Diese Überprüfung dauert eine Stunde und beseitigt die häufigsten bereichsübergreifenden Kritikpunkte in Bewertungsberichten.

Eigentumsverhältnisse innerhalb des Konsortiums

Ein Konzept, bei dem der Kommunikationspartner die alleinige Verantwortung trägt, wird hinter den Erwartungen zurückbleiben, und erfahrene Gutachter erkennen dieses Muster. Technische Partner sind für ihre Ergebnisse, ihre Zielgruppe und den Weg zur Nutzung verantwortlich; niemand sonst kann dieses Wissen bereitstellen.

Eine praktikable Aufgabenteilung: Ein zuständiger Partner oder ein Arbeitspaket übernimmt die Koordination, legt den Rahmen fest, betreibt die gemeinsamen Kommunikationskanäle und treibt die Überwachung voran. Diese Aufgabenteilung sollte von Anfang an Teil der Konsortialgestaltung sein und nicht erst während der Erstellung des Antrags hinzugefügt werden.

Jeder technische Partner ist für die Verwertungsstrategie seiner eigenen Ergebnisse verantwortlich und bringt das Fachwissen über die Zielgruppe in seinem jeweiligen Fachgebiet ein. Weisen Sie im Plan ausdrücklich auf diese Aufteilung hin – dies zeigt, dass sich das Konsortium nicht nur mit der Erstellung des Plans, sondern auch mit dessen Umsetzung auseinandergesetzt hat.

Praktische Einschränkungen, die bei der Planung berücksichtigt werden sollten

• Seitenbegrenzungen werden durch Kürzung durchgesetzt. Überschüssige Seiten werden nicht gelesen, und häufig wird der Abschnitt „Auswirkungen“ oder „Umsetzung“ gekürzt. Planen Sie die Länge frühzeitig ein und sehen Sie einen Spielraum vor.
• Bei den verkürzten Vorlagen für 2026–2027 ist der Abschnitt „Auswirkungen“ stärker im Vordergrund als bisher. Es bleibt weniger Raum für Ausführungen, die keinen Beitrag leisten.
• Im Rahmen der Pauschalfinanzierung müssen Kommunikations- und Verbreitungsmaßnahmen so strukturiert werden, dass ihre Fertigstellung nachgewiesen werden kann, da sie Teil von Arbeitspaketen sind, die die Auszahlung auslösen.
• Für Materialien, die mit Fördermitteln erstellt wurden, gelten die Verpflichtungen hinsichtlich des EU-Emblems und des Fördervermerks. Dies ist ein einfacher Punkt zur Einhaltung der Vorschriften und ein vermeidbarer Beanstandungspunkt.

Eine Checkliste vor der Einreichung

1. Drei separate Abschnitte mit Überschriften, die die drei Aktivitäten benennen.
2. Es darf kein Satz enthalten sein, der einen nicht ausgefüllten Platzhalter wie „relevante Interessengruppen“ oder „erheblicher Nutzen“ enthält.
3. Nach Ergebnissen strukturierte Verwertung mit klaren Zuständigkeiten und einem Verwertungsweg für jedes Ergebnis.
4. Ein Argument zur Markteinführung, bei dem sich die Ansprache an die Branche richtet.
5. Indikatoren auf der Ebene der Aktivität, der Reichweite und der Inanspruchnahme, einschließlich der Erhebungsmethoden.
6. Jede Zielgruppe, jedes Ergebnis und jeder Indikator lässt sich auf eine Aufgabe eines Arbeitspakets zurückführen.
7. Festgelegte Zuständigkeiten, bei denen nicht die gesamte Verantwortung auf einen Partner entfällt.
8. Die Weiterführung nach Projektabschluss wurde behandelt.
9. Innerhalb des Seitenlimits, mit reichlich Spielraum.

Wie Nexuswelt in diesem Bereich mit Konsortien zusammenarbeitet

Nexuswelt wirkt als Partner in den Bereichen Kommunikation, Verbreitung, Einbindung von Interessengruppen und Verwertung an EU-finanzierten Projekten mit – das bedeutet, dass dieser Abschnitt aus der Perspektive verfasst wurde, dass die Ergebnisse im Nachhinein umgesetzt werden müssen, und nicht nur im Hinblick auf die Bewertung. Eine umfassendere Darstellung der Verpflichtungen des Koordinators finden Sie in unserem Leitfaden zu Kommunikation, Verbreitung und Verwertungsowie weitere Informationen zum Unternehmen finden Sie auf der „Über uns“-Seite von Nexusweltzu finden.

Häufig gestellte Fragen