Gute Projektergebnisse allein garantieren noch keine Wirkung in EU-geförderten Projekten. Projektteams brauchen auch eine verständliche Kommunikation, zielgerichtete Verbreitung der Ergebnisse, die korrekte Sichtbarkeit der Förderung und einen realistischen Weg von den Ergebnissen zu ihrer praktischen Nutzung.
Das gilt besonders für Horizon Europe und andere EU-Programme, in denen Kommunikation keine freiwillige Zusatzleistung ist. Die Europäische Exekutivagentur für die Forschung (REA) erläutert, dass die Kommunikation über ein EU-gefördertes Projekt eine rechtliche Verpflichtung aus der Finanzhilfevereinbarung ist. Dissemination und Exploitation sind zugleich entscheidend, um die wirtschaftliche und gesellschaftliche Wirkung der Projektergebnisse zu maximieren. (https://rea.ec.europa.eu/communicating-about-your-eu-funded-project_en)
Für viele Konsortien stellt sich nicht die Frage, ob Kommunikation wichtig ist. Entscheidend ist, wie man sie von Projektbeginn an sinnvoll strukturiert, die Vorgaben einhält und für die relevanten Interessengruppen tatsächlich nützlich macht.
Dieser Leitfaden zur Kommunikation in EU-Projekten erläutert die wichtigsten Grundlagen praxisnah.
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Warum Kommunikation vom ersten Tag an wichtig ist
Ein häufiger Fehler in EU-geförderten Projekten besteht darin, zu spät mit der Kommunikation zu beginnen. Viele Konsortien konzentrieren sich anfangs auf die technische Arbeit und verschieben die Kommunikation in die Schlussphase. Das schwächt die Sichtbarkeit, verringert die Einbindung relevanter Interessengruppen und erschwert die spätere Nutzung der Ergebnisse.
Die Empfehlungen der REA sind eindeutig: Projektkommunikation soll EU-geförderte Innovation sichtbar machen, relevante Interessengruppen erreichen und den Weg von den Projektaktivitäten zur Wirkung unterstützen. Die REA weist außerdem darauf hin, dass Begünstigte eine Webpräsenz für ihr Projekt unterhalten sollen. Eine reine Social-Media-Präsenz ersetzt diese Anforderung nicht. (https://rea.ec.europa.eu/communicating-about-your-eu-funded-project_en)
Frühzeitige Kommunikation hilft Projekten dabei,
- zu erklären, warum das Projekt relevant ist
- Vertrauen in das Konsortium und seine Ziele aufzubauen
- frühzeitig Kontakte zu Interessengruppen aufzubauen, die Ergebnisse später nutzen könnten
- die spätere Verbreitung, Verwertung und politische Relevanz der Ergebnisse zu unterstützen
Beispiel:
Ein Projekt zur Anpassung an den Klimawandel beginnt erst im dritten Jahr mit seiner Kommunikation, als bereits technische Ergebnisse vorliegen. Viele Kommunen haben ihre Planungsprioritäten zu diesem Zeitpunkt jedoch schon festgelegt. Hätte das Projekt bereits im ersten Jahr mit der Ansprache relevanter Akteure begonnen, hätte es sich früher in Gespräche mit lokalen Behörden einbringen und die Chancen auf eine spätere Nutzung der Ergebnisse verbessern können.
Kommunikation, Dissemination und Exploitation: Wo liegt der Unterschied?
Diese Unterscheidung gehört zu den wichtigsten Grundlagen des EU-Projektmanagements.
Nach Darstellung der REA hängen Kommunikation, Dissemination und Exploitation zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. (https://rea.ec.europa.eu/communicating-about-your-eu-funded-project_en)
Kommunikation erklärt das Projekt und seinen Nutzen einem breiten Publikum, auch Menschen ohne Fachkenntnisse.
Dissemination bedeutet, Projektergebnisse gezielt mit Personen und Organisationen zu teilen, die sie nutzen können, etwa in Forschung, Industrie, Politik oder Praxis.
Exploitation bezeichnet die tatsächliche Nutzung von Projektergebnissen, beispielsweise in Dienstleistungen, Produkten, Standards, betrieblichen Abläufen, politischen Maßnahmen oder weiterer Forschung.
Ein einfaches Anwendungsbeispiel:
Ein Projekt entwickelt ein KI-gestütztes Schulungsinstrument für die Notfallplanung.
Kommunikation:
Ein Websitebeitrag und ein LinkedIn-Post erklären, weshalb das Projekt für die regionale Resilienz wichtig ist.
Dissemination:
Ein Webinar stellt validierte Ergebnisse für Katastrophenschutzbehörden, Forschungseinrichtungen und Bildungsanbieter vor.
Exploitation:
Eine Kommune setzt das Instrument ein oder ein Bildungsanbieter integriert es in sein reguläres Schulungsprogramm.
Wenn Projekte diese drei Begriffe vermischen, leidet häufig die Planung. Wer die Unterschiede klar berücksichtigt, kann Aufgaben, Ergebnisse und Wirkungswege präziser festlegen.
Zuerst Zielgruppen analysieren, dann Kanäle auswählen
Bevor ein Projekt Website, Newsletter, Webinar oder Social-Media-Format festlegt, sollte es klären, wen es erreichen möchte.
Die Empfehlungen der REA für EU-Projekte enthalten unter anderem konkrete Hinweise zur Ansprache relevanter Akteure und zur Information politischer Entscheidungsträger. Das unterstreicht, wie wichtig zielgerichtete Kommunikation für die Wirkung eines Projekts ist. (https://rea.ec.europa.eu/guidance/advice-eu-projects_en)
Typische Zielgruppen EU-geförderter Projekte sind:
- politische Entscheidungsträger und öffentliche Behörden
- Industrieunternehmen und KMU
- Hochschulen und Forschungseinrichtungen
- Fachanwender und Endnutzer
- zivilgesellschaftliche Organisationen
- lokale Gemeinschaften
- Medien und Multiplikatoren
Eine hilfreiche Frage bei der Planung lautet:
Wer muss davon erfahren, wer kann die Ergebnisse nutzen und wer kann zu ihrer breiteren Anwendung beitragen?
Beispiel:
Ein Cybersicherheitsprojekt benötigt möglicherweise unterschiedliche Botschaften für politische Entscheidungsträger, KMU, technische Forschende und Endnutzer. Ein Policy Brief, ein Fachartikel, ein technischer Workshop und eine kurze allgemeinverständliche Erklärung können gleichermaßen sinnvoll sein, aber für unterschiedliche Zielgruppen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
Eine überzeugende Kommunikationsstrategie für Horizon Europe beginnt deshalb bei den Zielgruppen, nicht bei den Kanälen.
Kommunikationskanäle und Ergebnisse nach ihrem Zweck auswählen
Projekte setzen häufig auf dieselben Standardformate, weil diese erwartet erscheinen: Website, LinkedIn-Seite, Broschüre und Newsletter. All das kann nützlich sein, sofern jedes Format ein klares Ziel erfüllt.
Ein praktischer Kommunikationsbaukasten für EU-Projekte kann umfassen:
- eine Projektwebsite oder Landingpage
- LinkedIn-Beiträge und deren Verbreitung durch Projektpartner
- Newsletter und Verteilerlisten
- Webinare und Veranstaltungen für relevante Interessengruppen
- Faktenblätter
- Policy Briefs
- kurze Videos
- Interviews mit Projektpartnern
- Präsenz auf Konferenzen
- Medienarbeit
Sowohl die Empfehlungen der REA als auch die Umsetzungslogik von Horizon Europe sprechen für zweckmäßige Kommunikations- und Disseminationsmaßnahmen, die zur bestmöglichen Nutzung der Ergebnisse und zur angestrebten Wirkung beitragen. (https://rea.ec.europa.eu/dissemination-and-exploitation_en)
Die Kanäle lassen sich beispielsweise nach Projektphase planen:
Frühe Phase
Website zum Projektstart, kurzes Faktenblatt, einführende Social-Media-Beiträge und erste Kontakte zu relevanten Interessengruppen.
Mittlere Projektphase
Interviews mit Partnern, Meldungen zu ersten Ergebnissen, Webinare, zielgerichtete Workshops und Konferenzbeiträge.
Späte Projektphase
Policy Briefs, Veranstaltungen zur praktischen Nutzung der Ergebnisse, verständliche Ergebnisdarstellungen, Materialien für Anwender, verwertungsorientierte Ansprache und abschließende Kommunikationsmaterialien.
Ein solcher stufenweiser Ansatz ist deutlich wirksamer als vereinzelte Veröffentlichungen ohne übergeordneten Plan.
Die EU-Vorschriften zur Sichtbarkeit der Förderung sind verbindlich
Zur Kommunikation in EU-geförderten Projekten gehört auch die Einhaltung der Vorgaben zur Sichtbarkeit der Finanzierung.
Die REA erklärt, dass Begünstigte die EU-Förderung kenntlich machen und das EU-Emblem gut sichtbar auf Kommunikationsmaterialien, bei Disseminationsaktivitäten sowie bei geförderten Ergebnissen zeigen müssen. Das Logo der Europäischen Kommission darf dabei nicht anstelle des EU-Emblems verwendet werden. (https://rea.ec.europa.eu/communicating-about-your-eu-funded-project_en)
Das betrifft in der Praxis unter anderem:
- Projektwebsites
- Präsentationen
- Berichte
- Veranstaltungsbanner
- Broschüren
- Videos
- Grafiken für soziale Medien
- Faktenblätter
- Publikationen
Beispiel:
Ein Konsortium veröffentlicht eine professionell gestaltete Broschüre mit den Logos der Projektpartner, aber ohne EU-Emblem und korrekten Förderhinweis. Auch ein hochwertiges Design macht die Broschüre in diesem Fall nicht regelkonform.
Deshalb sollte jedes Projekt von Beginn an mit einer einfachen Checkliste zur Sichtbarkeit der EU-Förderung arbeiten.
Datenschutz gehört zur Projektkommunikation
Ein weiterer häufig unterschätzter Bereich ist der Datenschutz.
Die REA weist ausdrücklich darauf hin, dass Datenschutz bei Kommunikationsaktivitäten berücksichtigt werden muss. Dies betrifft insbesondere Verteilerlisten, Anmeldeformulare, Veranstaltungsfotos, Videos, Erfahrungsberichte, Interviews sowie Inhalte in sozialen Medien, auf denen Personen identifizierbar sind. (https://rea.ec.europa.eu/communicating-about-your-eu-funded-project_en)
Projektteams sollten deshalb frühzeitig folgende Punkte klären:
- Einwilligungen und Datenschutzhinweise
- Speicherung personenbezogener Daten
- Rechte zur Veröffentlichung
- Umgang mit Fotos und Videos
- Datenschutzkonformität von Verteilerlisten
- interne Zuständigkeiten der Projektpartner
Anwendungsfall:
Ein Konsortium veranstaltet einen Stakeholder-Workshop und möchte anschließend Fotos auf LinkedIn und der Projektwebsite veröffentlichen. Wenn Personen darauf identifizierbar sind, müssen passende Informationen und gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen bereits vorgesehen sein.
Gerade in Projekten mit mehreren Partnern ist dies wichtig, weil die Kommunikationsaufgaben oft auf unterschiedliche Organisationen verteilt sind.
Open Science verbessert Auffindbarkeit und Nachnutzung
In Horizon-Europe-Projekten sollte die Kommunikation auch mit Open Science verknüpft werden.
Die REA erläutert, dass Horizon Europe verbindliche Open-Science-Anforderungen umfasst. Dazu gehören unter anderem der offene Zugang zu begutachteten wissenschaftlichen Publikationen und ein Datenmanagementplan; daneben gibt es weitere Verpflichtungen und empfohlene Vorgehensweisen. (https://rea.ec.europa.eu/open-science_en)
Aus Kommunikationssicht geht es deshalb um mehr als Öffentlichkeitsarbeit.
Ein Ergebnis wird wertvoller, wenn es
- leicht auffindbar ist
- verständlich dargestellt ist
- gut zugänglich ist
- weiterverwendet werden kann
Beispiel:
Ein Projekt veröffentlicht einen begutachteten Fachartikel im Open Access, unternimmt darüber hinaus jedoch nichts. Der Artikel ist verfügbar, aber nur wenige politische Entscheidungsträger oder Fachanwender werden ihn entdecken.
Ein stärkerer Ansatz würde Folgendes kombinieren:
– die Open-Access-Publikation
– eine allgemeinverständliche Zusammenfassung
– einen Nachrichtenbeitrag auf der Projektwebsite
– einen LinkedIn-Beitrag
– direkte Ansprache relevanter Interessengruppen
– ein Webinar oder einen Konferenzbeitrag
So können sich Open Science und Projektkommunikation gegenseitig stärken.
Kommunikation sollte den Weg zur Wirkung unterstützen
Projektteams sollten nicht nur fragen: „Was sollen wir veröffentlichen?“ Sondern auch:
- Welches Ergebnis kommunizieren wir?
- Wer muss es sehen?
- Was soll danach geschehen?
- Wie unterstützt das die Nutzung, Verwertung oder breitere Wirkung?
Das entspricht der Logik von Horizon Europe: Laut den Allgemeinen Anhängen werden Anträge unter anderem danach bewertet, wie geeignet und hochwertig die Maßnahmen sind, mit denen erwartete Ergebnisse und Wirkungen durch Dissemination und Exploitation, einschließlich Kommunikationsaktivitäten, maximiert werden sollen. (https://research-and-innovation.ec.europa.eu/document/download/9d9a75d4-6da8-4902-95c4-34a4de01ebe5_en)
Eine praktische Abfolge sieht so aus:
Ergebnisse → Dissemination → Nutzung durch Interessengruppen → Exploitation → breitere Wirkung
Beispiel:
Ein Projekt entwickelt ein digitales Instrument für die berufliche Weiterbildung.
Wenig wirksamer Ansatz:
Eine abschließende Pressemitteilung, eine Abschlussveranstaltung und einige allgemeine Social-Media-Beiträge.
Wirksamerer Ansatz:
Frühe Inhalte über die Herausforderung des Projekts, Stakeholder-Workshops während der Laufzeit, ergebnisorientierte Dissemination an Bildungsanbieter, ein Policy Brief für Entscheidungsträger sowie Materialien für die langfristige Nutzung.
Im zweiten Fall wird Kommunikation zu einem Bestandteil des Wirkungswegs.
Kommunikation in das Projektmanagement integrieren
Kommunikation funktioniert am besten, wenn sie in die Projektsteuerung eingebettet ist.
Dazu gehören:
- klare Zuständigkeiten für die Kommunikation
- abgestimmte Freigabeprozesse für öffentliche Materialien
- gemeinsame Kernbotschaften
- regelmäßige Sammlung von Inhalten aus den technischen Teams
- Verknüpfung der Kommunikation mit Disseminations- und Verwertungsplanung
- regelmäßige Aktualisierung von Kommunikationsplänen und datenbezogenen Plänen, soweit erforderlich
Die REA-Empfehlungen für EU-Projekte sowie die Vorgaben zur Finanzhilfe und Berichterstattung unterstützen diesen integrierten Ansatz. Die Finanzhilfevereinbarung basiert auf dem bewilligten Antrag und definiert die Arbeiten sowie Rechte und Pflichten der Projektpartner. Darüber hinaus bietet die REA Orientierung zu Kommunikation, Dissemination und Open Science. (https://rea.ec.europa.eu/horizon-europe-grants-reporting_en)
Anwendungsfall:
Ein technisch starkes Projekt kommuniziert zu wenig, weil Partner ihre Inhalte verspätet liefern. Ein einfacher vierteljährlicher Prozess zur Sammlung von Inhalten mit jeweils einer Ansprechperson pro Partner kann Konsistenz und Geschwindigkeit deutlich verbessern.
Häufige Fehler vermeiden
In Horizon-Europe-Projekten und anderen EU-geförderten Vorhaben treten bei der Kommunikation immer wieder ähnliche Fehler auf:
- zu später Beginn der Kommunikation
- Vermischung von Kommunikation, Dissemination und Exploitation
- Verwendung falscher Elemente zur Kennzeichnung der EU-Förderung
- Auswahl von Kanälen vor der Zielgruppenanalyse
- Vernachlässigung des Datenschutzes bei Veranstaltungen und Medieninhalten
- ausschließliche Orientierung an Aktivitätskennzahlen statt an Nutzen und tatsächlicher Nutzung
Wer diese Fehler vermeidet, verbessert bereits die Qualität der Projektarbeit.
Passende Unterstützung durch Nexuswelt:
Für Horizon-Europe-Projekte und andere EU-geförderte Vorhaben, die eine klare Strategie für Kommunikation, Dissemination und Wirkung benötigen, bietet Nexuswelt Leistungen für Projektkommunikation, Dissemination und Sichtbarkeit, für EU-Projektmanagementsowie Horizon-Europe-Unterstützung für Koordinatoren, Konsortien und Innovationspartner.
Für Konsortien, die einen erfahrenen Partner für Kommunikation und Disseminationsuchen, unterstützt Nexuswelt Strategie, Einbindung relevanter Interessengruppen, Sichtbarkeit, KPIs und Berichterstattung über den gesamten Projektlebenszyklus.
Wie Nexuswelt EU-geförderte Projekte unterstützt
Nexuswelt unterstützt EU-geförderte Projekte in folgenden Bereichen:
- Disseminations- und Kommunikationsstrategien
- Stakeholder-Engagement und Vernetzung im Innovationsökosystem
- Sichtbarkeit und Positionierung von Innovationsergebnissen
- wirkungsorientierte Projektkommunikation
Für viele Konsortien liegt die Herausforderung nicht in fehlenden hochwertigen Ergebnissen. Entscheidend ist, diese Ergebnisse in Kommunikationsaktivitäten zu übersetzen, die die passenden Zielgruppen erreichen und langfristigen Nutzen unterstützen.
Nützliche offizielle EU-Quellen
Für Projektteams sind insbesondere folgende offizielle Quellen hilfreich:
- Kommunikation über Ihr EU-gefördertes Projekt
- Dissemination und Exploitation
- Open Science
- Hinweise für EU-Projekte
- Kommunikation, Dissemination und Exploitation: Unterschiede und Bedeutung
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Kommunikation und Dissemination in Horizon Europe?
Kommunikation erklärt das Projekt und seinen Nutzen einem breiten Publikum. Dissemination macht Projektergebnisse gezielt für Personen und Organisationen zugänglich, die sie nutzen können, etwa in Forschung, Politik, Industrie oder Praxis. Die REA behandelt beide Aktivitäten als zusammenhängend, aber unterschiedlich. (https://rea.ec.europa.eu/communicating-about-your-eu-funded-project_en)
Ist Kommunikation in EU-geförderten Projekten verpflichtend?
Ja. Nach Angaben der REA ist die Kommunikation über ein EU-gefördertes Projekt eine rechtliche Verpflichtung aus der Finanzhilfevereinbarung. (https://rea.ec.europa.eu/communicating-about-your-eu-funded-project_en)
Müssen Horizon-Europe-Projekte das EU-Emblem verwenden?
Ja. Begünstigte müssen das EU-Emblem und den korrekten Förderhinweis auf Kommunikationsmaterialien, bei Disseminationsaktivitäten und auf geförderten Ergebnissen gut sichtbar anbringen. (https://rea.ec.europa.eu/communicating-about-your-eu-funded-project_en).
Gelten Datenschutzanforderungen auch für die Projektkommunikation?
Ja. Die REA stellt ausdrücklich klar, dass Datenschutz bei Kommunikationsaktivitäten berücksichtigt werden muss, unter anderem bei Bildern, Videos, Formularen und Verteilerlisten. (https://rea.ec.europa.eu/communicating-about-your-eu-funded-project_en)
Wie trägt Kommunikation zur Wirkung eines Projekts bei?
Kommunikation macht Ergebnisse sichtbar, erreicht relevante Interessengruppen, unterstützt ihre Nutzung und stärkt den Weg von Projektergebnissen zu breiterer Wirkung. Bei der Bewertung von Horizon-Europe-Anträgen wird zudem die Qualität von Disseminations- und Verwertungsmaßnahmen einschließlich der Kommunikationsaktivitäten berücksichtigt. (https://research-and-innovation.ec.europa.eu/document/download/9d9a75d4-6da8-4902-95c4-34a4de01ebe5_en)
